GoBD ist die Abkürzung für “Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff”.

Vieles erklärt sich aus dieser ellenlangen Bezeichnung schon von selbst. Die GoBD wurden mit Schreiben vom 14. November 2014 vom Bundesministerium für Finanzen (BMF) herausgegeben und sind seit dem 1. Januar 2015 gültig.

Was bedeutet das nun genau?

Die GoBD vereinheitlichen die Regeln, die für die Führung von Daten in elektronischer Form gelten. Immer öfter werden Dokumente und Aufzeichnungen digital empfangen, erfasst und/oder gespeichert. Auch Papierdokumente werden gescannt, damit sie in einem Dokumentenmanagementsysten (DMS) archiviert werden können. Hieraus ergeben sich neue Anforderungen an den Datenzugriff bei elektronischer Aufbewahrung von Unterlagen, Aufzeichnungen und  Büchern. Gleichzeitig muss auch der Schutz der Daten sichergestellt werden.

Die GoBD regeln die wichtigsten Einzelheiten zur digitalen Archivierung unter steuerlichen Gesichtspunkten. Hierbei stehen die Datensicherheit und die Unveränderbarkeit der Daten an erster Stelle. Es muss sichergestellt sein, dass elektronische Dokumente - egal, ob E-Mails, gescannte Dokumente oder elektronisch empfangene oder erstellte Dokumente nicht geändert oder gelöscht werden können. Auch die Zugriffsrechte müssen geregelt sein.

Das bedeutet letztendlich, dass zukünftig für alle elektronischen Aufzeichnungen die selben Regeln gelten wie für manuell erstellte Aufzeichnungen.

Das bedeutet, die Daten müssen

- nachprüfbar und nachvollziehbar
- wahr, klar und fortlaufend
- vollständig
- zeitnah
- geordnet
- unveränderbar

sein.

Es müssen grundsätzlich alle Unterlagen aufbewahrt werden, die zum Verständnis steuerlich relevanter Vorgänge erforderlich sind. Die Buchführung muss daher so beschaffen sein, dass sie einem  sachverständigen Dritten innerhalb angemessener Zeit einen Überblick  über die Geschäftsvorfälle und über die Lage des Unternehmens vermittelt. Das Finanzamt hat das Recht, alle Unterlagen, die aus steuerlichen Gründen vom Unternehmen aufbewahrt werden müssen (§ 147 Abs. 1 AO) im Rahmen einer Außenprüfung durch Zugriff auf die Daten zu prüfen. Die Unternehmen sind verpflichtet, das Finanzamt bei einer Außenprüfung zu unterstützen.

In der Praxis bedeutet das, dass für die ordnungsmäßige Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in  elektronischer Form eine Verfahrensdokumentation zwingend erforderlich  ist. Ihre Bestandteile sind beispielsweise Handbücher der  eingesetzten Soft- und Hardware, Testate, Dokumentationen zu Softwareupdates und Hardwaretausch, Schnittstellen, Arbeitsanweisungen usw. Außerdem müssen die firmeninternen Abläufe beim Umgang mit steuerlich relevanten Dokumenten dargestellt werden. Dazu gehören auch Dokumente, die nicht elektronischer, sondern in Papierform vorliegen.

Die Gestaltung dieser Verfahrensdokumentation ist weitgehend frei, allerdings wird z.B. von der AWV (Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung e.V.) eine kostenlose Muster-Verfahrensdokumentation angeboten, an der sich Unternehmen orientieren können. Sie wird im Internet zum Download angeboten.

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